TC

                    ÇANKIRI KARATEKİN ÜNİVERSİTESİ                                                                                                          

 

PROJE YÖNETİM BİRİMİ PROJE BAŞVURU UYGULAMA VE HARCAMA İŞLEMLERİ GENELGESİ

2014/01

    İlgi:

a)       5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu.

b)     Yükseköğretim Kurumları Tarafından, 4734 Sayılı Kamu İhale  Kanununun  3 üncü Maddesinin(f) Bendi Kapsamında Yapılacak İhalelere İlişkin Karar (2003/6554)

c)      Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik,

d)      Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği,

e)       Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu Ar-ge Projeleri İhale Yönetmeliği.            

 Üniversitemiz Proje Yönetim Birimince Koordinasyonu yapılan;  Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu, (BAP)  Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, (TÜBİTAK) ve Kalkınma Bakanlığı (DPT)) tarafından desteklenen proje işlemlerinin başvuruları, yürütülmesi ve harcama işlemleri ile sonuçlandırılması aşamalarında aşağıda belirtilen hususlara riayet edilmesi gerekmektedir.

                        

1-BAP KOMİSYONU VE  KALKINMA BAKANLIĞI TARAFINDAN DESTEKLENEN BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ

 

1-Proje Başvuruları Otomasyon üzerinden edu uzantılı karatekin mail adresi ile yapılacaktır.

2-BAP Proje başvurularında özgeçmiş, kişisel bilgiler, hesap bilgileri ve hakem(en az 3 adet) bilgileri eksiksiz olarak belirtilecektir.

3-Projenin Komisyonda onaylanmasına müteakiben gerekli düzeltme ve ayarlamalar ivedi olarak yapılarak, Proje Yönetim Birimine elektronik ortamda iletilecek ve bilgilendirme yapılacaktır.

4- Projenin kabulüne müteakiben alınması ya da yapılması gereken mal ve hizmet alımları otomasyon üzerinden taleplerimlink ’i kullanılarak yapılacaktır. Ek süre ve ek bütçe (vb.) talepleri ek taleplerim menüsünden yapılacaktır.

5- Proje başvurularında proje bütçesi oluşturulurken kırtasiye giderleri 500 TL(Beş Yüz Türk lirası) ile sınırlandırılacak. İhtiyaç duyulan sarf malzemelerin açıklamaları ve adetleri marka ve model kullanılmaksızın KDV dâhil fiyatları ilave edilerek yazılacaktır. Ayrıca istenilen hizmet alımları, makine teçhizat alımları ve yurt içi yolluklar ve tüketime yönelik sarf malzeme alımları ayrı ayrı olarak kendi kalem kodlarının olduğu bölüme itinalı bir şekilde yazılacaktır. (Araç kiralama işlemleri hizmet alımları kodunda belirtilecektir)

6- Projenin BAP Komisyonu tarafından kabulüne müteakiben ıslak imzalı olarak Ek-1 (proje başvuru formu) ve proforma faturalar Proje Yönetim Birimine elden teslim edilecektir.

7-Proje kapsamında istenilen yurt içi geçici görevlendirmelere ait  (YÖK Kanunu’nun.  39. maddesine istinaden) alınacak görevlendirme ve Olur onaylarının asılları Proje Yönetim Birimine üst yazı ile ilgili proje personelinin bağlı olduğu birim tarafından gönderilecektir.

8-Proje kapsamında gerek üniversite içi gerek üniversite dışı yardımcı araştırmacı personelinin kişisel bilgileri doğru ve eksiksiz olarak tanımlanacak ve gereken güncellemeler yürütücü tarafından yapılacaktır.

9-Her altı ayda bir ilgili projelere ait ara raporların teslim süresi geldiğinde yürütücü tarafından bu raporlar otomasyona girilecektir. Ara raporun gecikmesi veya hiç verilmemesi halinde sorumluluk (Proje ödemelerinin durdurulması, projenin iptali gibi) proje yürütücüsüne ait olacaktır. Sonuç raporları ise proje sözleşmesinde belirtilen bitiş tarihinden itibaren 3 ay içinde hazırlanacaktır ve bu rapor BAP Komisyonunun onayına müteakiben ciltlenmiş olarak 3 nüsha halinde Proje Yönetim  Birimine teslim edilecektir.

10. Malzeme ve ihtiyaç bildirim formu düzenlenirken kesinlikle proje başvurusu esnasında belirtilmeyen malzemeler ve mükerrer alımlar ile mevcut olan malzemeler talep edilmeyecektir. Ayrıca malzeme ihtiyaç bildirim formu verilirken piyasa fiyat araştırmasında ve muayene komisyonunda görev alacak personel isimleri ile güncellenmiş proforma fatura ve ilgili malzemelere ait teknik şartname ile hizmet alımına ait açıklayıcı bilgiler verilecektir.

11.Projeler kapsamında alınacak her türlü mal ve hizmet alımı, teklif değerlendirme formunun  (ek 15) proje yürütücüsü veya görevlendireceği proje personelinin imzalamasına müteakip Proje Yönetim Birimince yapılacaktır. Mal ve hizmet alımları için firmalardan gelen teklifler Proje ekibi tarafından objektif olarak itinalı bir şekilde değerlendirilerek, satın alma işleminin hangi firmadan yapılması konusunda nihai kararı proje yürütücüsü veya proje ekibi verecektir. Bu konudaki idari ve mali bütün sorumluluk proje ekibine ait olacaktır. 

12. Herhangi bir proje kapsamında alınan malzeme demirbaş niteliğinde ise ilgili proje yürütücüsün bağlı olduğu birim tarafından bağış girişi yapılarak, taşınır işlem fişi düzenlenecek ve Strateji Geliştirme Dairesine ve Proje Yönetim Birimine gönderilecektir. Demirbaş malzemeler İlgili projenin yürütüldüğü birimin kayıtlarına alınacak gerektiğinde ise proje tamamlandıktan sonra Bap Komisyonu tarafından başka bir proje yürütücüsünün hizmetine sunulabilecektir.

13. Projeler kapsamında gerçekleştirilecek fatura karşılığı olmayan iş ve hizmet alımlarında (anket çalışması, müzisyenlik,  çeviri ve tercüme,  çeşitli işçilik hizmeti alımı,  örnek toplama, arazi çalışması vb.) Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4. Mad.n c alt bendi uyarınca harcama pusulası düzenleyeceklerdir. Bu kapsamda yapılacak iş ve hizmet alımlarında yapılacak işin niteliğine göre ücret belirleme, proje yürütücüsünün teklifi ve ilgili anabilim dalının uygun görüşü alınmak sureti ile yapılacaktır. Hizmet alımı yolu ile işçi çalıştırma işlemlerinde tüm yetki ve sorumluluk Proje Yürütücüsüne aittir.

14. Yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen yetkililerce onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri temin edilecektir.

                                 TÜBİTAK TARAFINDAN DESTEKLENEN PROJELER       

TÜBİTAK tarafından desteklemesine karar verilen projeler için proje sözleşmesinin imzalanmasına müteakiben proje yürütücüsü tarafından Proje veya Bölüm personelleri arasından, İlgili projede Proje veya bölüm personeli yoksa Proje Yönetim Birimince bir personel Gerçekleştirme Görevlisi atanacaktır. Projelere ait her türlü satın alma ve mali işlemler Proje Yönetim Birimince koordine edilecektir. Proje yürütücülerinin talep etmeleri halinde avans alınmadan doğrudan temin yöntemi ile yapılacak alımlar için Proje Yönetim Birimince Üniversitemiz Web sayfasında İhale ilanları/BAP İlanları bölümünde duyuru yapılmak sureti ile satın alma işlemi yapılabilecektir. Doğrudan temin yöntemi veya avans alınarak yapılan harcamalar için Proje ekibince gereken piyasa araştırması titizlikle yapılacak ve bu konuda tüm sorumluluk proje ekibine ait olacaktır Doğrudan temin yöntemi ile yapılan mal ve hizmet alımlarında teklif değerlendirme formu (Ek 15) Proje ekibince düzenlenerek Proje Yönetim Birimine verilecektir.

1)TUBİTAK öğrenci bursu ödemelerinde gerekli belgeler aşağıda belirtilmiştir. Bu belgelerin her ayın 20’ si ile 25 i arası Proje Yönetim Birimine proje ekibince elden teslim edilmesi gerekmektedir. Öğrenci burslarının geç ödenmesinden (Söz konusu evrakların eksik ya da geç teslim edilmesinden dolayı)  doğan sorumluluk proje yürütücüsüne aittir. Burs ödemeleri burslu öğrenci bilgi formunda belirtilen bilgiler doğrultusunda yapılacak olup, bu formda belirtilen bilgilerin itina ile doldurulması (hesap no, ödeme yapılacak ay, burs alacağı süre vb) gerekmektedir.

TUBİTAK Öğrenci Bursu Ödeme İşlemlerindeki Gerekli Belgeler;

a)SGK Bursiyer  Bilgi Formu

b)Öğrenci Belgesi(1 asıl 2 suret 3 adet)

c)Burslu Öğrenci Bilgi Formu (1 asıl 2 suret 3 adet)

d)Kimlik Fotokopisi (3 adet)

2)Proje Teşvik İkramiyesi Ödeme İşlemlerindeki gerekli belgeler aşağıda belirtilmiştir. Bu belgeler her 6 ayda bir ara raporların kabulüne müteakiben BAP Birimine teslim edilmesi gerekmektedir.

Proje Teşvik İkramiyesi Ödeme İşlemlerindeki Gerekli Belgeler;

a)Kimlik fotokopisi(3 adet)

b)Son Aya Ait Maaş Bordrosu (3 adet)

c)Çeşitli Ödemeler Bordrosu 3 suret (Proje personelince hazırlanacak)

d)Ödeme Yazısı (3 suret)

e)IBAN Bilgileri ( Ödeme Yapılacak Kişi Kurum Dışı İse)

3)830.07.1.5.90 hesap kodlu kurum payı (Diğer) ödemelerindeki gerekli belgeler aşağıda belirtilmiştir. Bu koddan harcama yapılırken alınan malzemenin ARGE faaliyetleri için kullanılmasına dikkat edilmelidir. Alınacak mal ve hizmet alımının ARGE faaliyeti kapsamında olmamasından doğan sorumluluk Proje yürütücüsüne aittir.

Kurum Payı Ödeme İşlemlerindeki Gerekli Belgeler;

a)Muayene ve Kabul Tutanağı (Demirbaş malzemeler ve hizmet alımları için)

b)Fatura

c)Teklif Değerlendirme Formu (3 suret)

d)Yürütücünün teklifi ve bölüm onay yazısı.(1 asıl 2 suret 3 adet)

4)TUBİTAK Projeleri kapsamında avans alınırken yurtiçi mal ve hizmet alımlarında 30.000 TL'ye kadar avans alınırken yurt dışı mal ve hizmet alımlarında 60.000 TL’ ye kadar alınabilir. Alınan avans alış tarihinden itibaren iki ay içinde kapatılmak zorundadır. Süresi içinde kapatılmayan avanslara ait sorumluluk yürütücüye aittir. Seyahatler için ayrıca alınan avansın ise seyahat bitiminden sonra kapatılması gerekmektedir.

Avans Açma İşlemlerinde Gerekli Olan Belgeler;

a)      TÜBİTAK Avans(Ön Ödeme Talep) Formu (3 suret)

5) TUBİTAK Projeleri kapsamında  avans kapatırken harcamalar sonucu alınan faturaların,ve diğer belgelerin arka yüzü  Proje yürütücü ve varsa yardımcı araştırıcı bir personel tarafından imzalanarak ve taşınır işlem fişi gerektiren demirbaş  malzemeler için muayene komisyon tutanağı ( Projenin  yürütüldüğü ilgili birim tarafından düzenlenmiş) düzenlenerek   Proje Yönetim Birimine  teslim edilir.

Avans Kapatma İşlemlerinde Gerekli Olan Belgeler;

a)Mahsup Hesap Formu (3 adet))

b)TUBİTAK Ön Ödeme Talep Formu (3 adet)

c)Fatura ve Diğer Belgeler(1 asıl 2 suret 3 adet)

6) TUBİTAK projeleri kapsamında yurt içi ve yurt dışı yolluk ödemeleri için gerekli olan Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük oluru Projenin yürütüldüğü Birim tarafından alınarak Proje yönetim Birimine üst yazı ile gönderilecektir.

Yurt İçi ve Yurt Dışı Yolluk Ödemelerinde Gerekli olan Belgeler;

a)Yolluk bildirimi (Proje personeli tarafından düzenlenecek 3 adet)

b)Görevlendirme Yazısı Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Olur’u (Bu belge Elektonik imzalı Aslı ile Aynıdır Kaşeli ve İmzalı) (1 asıl 2 suret 3 adet)

c)Konaklama ve Seyahate ait diğer belgeler.(Otobüs, Taksi Tren bileti, Benzin Fişi ( vb.)(1 asıl 2 suret 3 adet)

7)Yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen yetkililerce onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri temin edilecektir.(Tercümeler Proje yürütücüsü tarafından yapılacaktır) 

ÖNEMLİ DUYURULAR