Satınalma Modülü

  

TC

ÇANKIRI KARATEKİN ÜNİVERSİTESİ

PROJE YÖNETİM BİRİMİ

 

PROJE BAŞVURU UYGULAMA VE HARCAMA İŞLEMLERİ GENELGESİ

2019-01

        Üniversitemiz Proje Yönetim Birimince Koordinasyonu yapılan;  Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu, (BAP)  Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu, (TÜBİTAK) ve Kalkınma Bakanlığı  (DPT)) tarafından desteklenen proje işlemlerinin başvuruları, yürütülmesi ve harcama işlemleri ile sonuçlandırılması aşamalarında aşağıda belirtilen açıklamaların yapılması gerekli görülmüştür.

           Yazımız ekinde gönderilen açıklamaların Biriminizde görev yapan  tüm akademik ve idari personele duyurulmasını ve belirtilen açıklamalar doğrultusunda işlem yapılmasını önemle rica ederim.

                                                                                                                            Prof. Dr. Hasan AYRANCI

                                                                                                                                             Rektör

                                                                                                                                        E- imzalıdır

BAP KOMİSYONU TARAFINDAN DESTEKLENEN BİREYSEL ARAŞTIRMA VE LİSANS ÜSTÜ TEZ PROJELERİİLE  KALKINMA BAKANLIĞI TARAFINDAN DESTEKLENEN BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ:

1-      Proje Başvuruları BAP Otomasyonu üzerinden “edu” uzantılı kurumsal
Karatekin mail adresi ile yapılacaktır.

2-       Bilimsel Araştırma Projeleri başvurularında özgeçmiş, kişisel bilgiler, hesap bilgileri ve hakem (5 adet) bilgileri eksiksiz olarak belirtilecektir.

3-      Proje bütçesi ve satın alma işlemlerinin kamu yararı gereği eksiksiz yapılabilmesi için en az üç proforma faturanın başvuru esnasında sisteme yüklenmesi gerekmektedir.

4-      Proje başvurularında proje bütçesi oluşturulurken kırtasiye giderleri 500 TL  (Beş Yüz Türk lirası) ile sınırlandırılacak. İhtiyaç duyulan sarf malzemelerin açıklamaları ve adetleri marka ve model kullanılmaksızın KDV dâhil fiyatları ilave edilerek yazılacaktır. Ayrıca istenilen hizmet alımları, makine teçhizat alımları ve yurt içi yolluklar ve tüketime yönelik sarf malzeme alımları ayrı ayrı olarak kendi bütçe kodlarının olduğu bölüme itinalı bir şekilde yazılacaktır. (Araç kiralama işlemleri hizmet alımları kodunda belirtilecektir)

5-       Projelerin başvuru evraklarının  Proje Yönetim Birimi  tarafından otomasyon üzerinde kabulüne (D'2  pozisyonuna getirilmesi) müteakip projeye ait bütün orjinal ıslak imzalı başvuru evrakları ve ekleri (otomasyonda gösterilen çıktısı alınacak belgeler) elden Proje Yönetim Birimine süresi içinde teslim edilecektir.

6-      Projenin Bap Komisyonunca onaylanmasına müteakiben lüzum görüldüğü takdirde gereken düzeltmeler yapılarak ve eksiklikler giderilerek belirtilen süre içerisinde istenen  proje belgeleri yürütücü tarafından teslim edilecektir.

7-      Projenin kabulüne müteakiben alınması ya da yapılması gereken mal ve hizmet alımları otomasyon üzerinden “taleplerim link’i ” kullanılarak yapılacaktır. Ek süre ve ek bütçe (vb.) talepleri “ek taleplerim” menüsünden yapılacaktır.

8-      Proje kapsamında yapılacak olan, yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirmelere ait (YÖK Kanunu’nun.  39. maddesine istinaden) gerekli olan Yüksekokul, Enstitü ve Fakülte Yönetim Kurulu kararı ile Rektörlük Olur’u yazılarının asılları, proje yürütücüsünün veya proje personelinin bağlı bulunduğu birim tarafından alınarak, proje yürütücüsü tarafından Proje Yönetim Birimine “EBYS” üzerinden gönderilmesi sağlanacaktır. Yurt içi ve yurt dışı seyahat bitiminde proje takvimi içerisinde; Yolluk bildirimleri, bildirim sahibi tarafından düzenlenerek ve bağlı bulunduğu Birimin Amiri tarafından imzalanmasına müteakiben Proje Yönetim Birimine teslim edilecektir.

9-      Her altı ayda bir ilgili projelere ait ara raporların teslim süresi geldiğinde yürütücü tarafından bu raporlar otomasyona girilecektir. Ara raporun gecikmesi veya hiç verilmemesi halinde sorumluluk (Proje ödemelerinin durdurulması, projenin iptali gibi) proje yürütücüsüne ait olacaktır. Sonuç raporları ise proje sözleşmesinde belirtilen bitiş tarihinden itibaren 3 ay içinde hazırlanacaktır ve bu rapor BAP Komisyonunun onayına müteakiben ciltlenmiş olarak ve cd içerisinde birer nüsha Proje Yönetim Birimine teslim edilecektir.

10-  Mal ve Hizmet alımı talebinde bulunurken, proje başvurusu esnasında belirtilmeyen malzemeler ile miktar ve sayı sınırını geçen malzemeler talep edilmeyecektir. Ayrıca malzeme ihtiyaç bildirim formu verilirken piyasa fiyat araştırmasında ve muayene komisyonunda görev alacak personel isimleri ile lüzum görüldüğünde yeni alınacak proforma fatura ve ilgili mal ve hizmet alımına ait teknik şartname vb. açıklayıcı belgeler Proje Yönetim Birimine teslim edilecektir. Ayrıca Otomasyon üzerinde yapılan satın alma taleplerine ilişkin “Satın alma Dilekçesi” S1 pozisyonuna getirildikten sonra alınacak çıktı imzalanıp Proje Yönetim Birimine teslim edildikten sonra “Satın Alma” duyurusuna çıkılacaktır.

11-  Projeler kapsamında alınacak her türlü mal ve hizmet alımı yapılmadan önce teklif değerlendirme formu  (Ek-15) proje yürütücüsü veya ekibi tarafından imzalamasına müteakiben Proje Yönetim Birimine verilecektir. Mal ve hizmet alımları için firmalardan gelen teklifler proje ekibi tarafından objektif olarak itinalı bir şekilde değerlendirilerek, satın alma işleminin hangi firma yada  firmalardan  yapılması konusunda nihai kararı proje yürütücüsü veya proje ekibi verecektir.

12-   TÜBİTAK ve BAP tarafından desteklenen projeler kapsamında satın alınan muhtelif sarf  ve demirbaş niteliğindeki malzemeler Proje Yönetim Birimi taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt Kontrol Sistemine satın alma girişi olarak  kayıt edilir.  Alınan malzeme sarf  malzeme ise Proje yürütücüsünün bağlı olduğu birime devir çıkış işlemi yapılarak ilgili proje yürütücüsünün bağlı olduğu birim tarafından muhtelif sarf malzeme olarak proje yürütücüsüne tüketim çıkışı yapılır. Demirbaş malzeme alımında ise;  taşınır teslim belgesi fişi oluşturularak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına ve Proje Yönetim Birimine “EBYS” üzerinden gönderilecektir. Ayrıca Demirbaş malzeme taşınır teslim belgesinin onaylı bir sureti proje yürütücüsü tarafından Proje Yönetim Birimine elden teslim edilecektir. Bütün projeler kapsamında alınan demirbaş malzemeler kamu yararı gereği proje bitiminde, ilgili birimin envanterinde kalacak ve gerektiğinde başka bilimsel çalışmalar için kullanılabilecektir.   Projeler kapsamında gerçekleştirilecek fatura karşılığı olmayan iş ve hizmet alımlarında (anket çalışması, müzisyenlik,  çeviri ve tercüme,  çeşitli işçilik hizmeti alımı,  örnek toplama, arazi çalışması vb.) Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4. Mad. c alt bendi uyarınca harcama pusulası düzenleyeceklerdir. Bu kapsamda yapılacak iş ve hizmet alımlarında yapılacak işin niteliğine göre ücret belirleme, proje yürütücüsünün teklifi ve ilgili anabilim dalının uygun görüşü alınmak sureti ile yapılacaktır. Hizmet alımı yolu ile işçi çalıştırma işlemlerinde tüm yetki ve sorumluluk proje yürütücüsüne aittir.

13-   Yurtdışı mal ve hizmet alımları ile seyahat bildirimleri için gerekli olan (Tercüme edilmiş Fatura Uçak Bileti vb.) ödemelerin yapılabilmesi için, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve yetkili kişi veya kurumlarca onaylanan, onaylı belgeler Proje Yönetim Birimine teslim edilecektir.

 

B- TÜBİTAK TARAFINDAN DESTEKLENEN PROJELER

1-TÜBİTAK tarafından desteklemesine karar verilen projeler için proje sözleşmesinin imzalanmasına müteakiben proje yürütücüsü tarafından proje veya ilgili bölüm personelleri arasından, İlgili projede Proje veya bölüm personeli yoksa Proje Yönetim Birimince bir personel Gerçekleştirme Görevlisi atanacaktır.Tübitak projelerinde Harcama Yetkilisi proje yürütücüsüdür. Projelere ait her türlü satın alma ve mali işlemler Proje Yönetim Birimince koordine edilecektir. Proje yürütücülerinin talep etmeleri halinde avans alınmadan doğrudan temin yöntemi ile yapılacak alımlar için Proje Yönetim Birimince Üniversitemiz Web sayfasında İhale ilanları/BAP İlanları bölümünde duyuru yapılmak sureti ile satın alma işlemi yapılabilecektir. Doğrudan temin yöntemi veya avans alınarak yapılan harcamalar için Proje ekibince gereken piyasa araştırması titizlikle yapılacak ve bu konuda tüm sorumluluk proje ekibine ait olacaktır Doğrudan temin yöntemi ile yapılan mal ve hizmet alımlarında teklif değerlendirme formu (Ek 15) proje ekibince düzenlenerek Proje Yönetim Birimine verilecektir.

2- TUBİTAK destekli projelerde  öğrenci bursu ödemelerinde gerekli belgeler aşağıda belirtilmiştir. Bu belgelerin her ayın 20’ si ile 25 i arası Proje Yönetim Birimine proje ekibince elden teslim edilmesi gerekmektedir. Öğrenci burslarının geç ödenmesinden (Söz konusu evrakların eksik ya da geç teslim edilmesinden dolayı)  doğan sorumluluk proje yürütücüsüne aittir. Burs ödemeleri burslu öğrenci bilgi formunda belirtilen bilgiler doğrultusunda yapılacak olup, bu formda belirtilen bilgilerin itina ile doldurulması (hesap no, ödeme yapılacak ay, burs alacağı süre vb) gerekmektedir.

TUBİTAK Öğrenci Bursu Ödeme İşlemlerindeki Gerekli Belgeler;

a) SGK Bursiyer  Bilgi Formu (3 Adet )

b) Öğrenci Belgesi (3 Adet)

c ) Burslu Öğrenci Bilgi Formu (3 Adet)

d) Kimlik Fotokopisi (3 Adet)

e) Müstahaklık Belgesi (Adet )

3- Proje Teşvik İkramiyesi (PTİ) Ödeme İşlemlerindeki gerekli belgeler aşağıda belirtilmiştir. Bu belgeler asılları PTİ ödemelerinin yapılabilmesi için Proje Yönetim Birimine teslim edilmesi gerekmektedir.

Proje Teşvik İkramiyesi Ödeme İşlemlerindeki Gerekli Belgeler;

a)Kimlik fotokopisi(3 adet)

b)Son Aya Ait Maaş Bordrosu (3 Adet Onaylı Belge )

c)Çeşitli Ödemeler Bordrosu 3 suret (Proje personelince hazırlanacak)

d)TÜBİTAK Ödeme Yazısı (3 suret)

e)IBAN Dilekçesi ( Ödeme Yapılacak Kişi Kurum Dışı Personel  İse)

4- Tübitak destekli projelerinin kurum payı ödemeleri için 1247 sayı ve 20/04/2017 tarihli Rektörlük Oluru çerçevesinde işlem yapılacaktır.

830.07.1.5.90 hesap kodlu kurum payı (Diğer) ödemelerindeki gerekli belgeler aşağıda belirtilmiştir. Kurum paylarını kullanımında; ilgili Bölüm, Dekanlık, Rektörlük izin yazısının alınmasını müteakip Proje Yönetim Birimine ile koordineli bir şekilde alımlar yapılacaktır. Bu koddan harcama yapılırken alınan malzemenin ARGE faaliyetleri için kullanılmasına dikkat edilmelidir. Alınacak mal ve hizmet alımının ARGE faaliyeti kapsamında olmamasından doğan sorumluluk Proje yürütücüsüne aittir.

Kurum Payı Ödeme İşlemlerindeki Gerekli Belgeler;

a) Muayene ve Kabul Tutanağı

b) Fatura (1 Asıl 2 Suret olmak üzere 3 Adet )

c) Teklif Değerlendirme Formu (3 suret)

d) Yürütücünün teklifi ve bölüm, dekanlık ve Rektörlük Olur’u yazısı.(3 Suret )

TÜBİTAK Projeleri için Avans (Ön Ödeme) İşlemleri;

5- TUBİTAK Projeleri kapsamında ön ödeme limiti (Bilim Kurulu Kararında belirtilen miktarlar) dahilinde  yapılacak mal ve hizmet alımları ile seyahat bildirimleri için üç adet ön ödeme talep formu Proje Yönetim Birimine verilecektir. Ön ödemeye ilişkin gerekli belgeler iki aylık süre zarfında mahsup evrakları ile birlikte Proje Yönetim Birimine elden teslim edilecektir.  Ancak alınan avanslarda “KDV” tevkifatı gerektiren durumlarda ( Araç Kiralama, Hizmet alımı vb) iki aylık süre beklenmeksizin yürütücü tarafından faturada belirtilen tevkifat miktarı ilgili proje hesabına yatırılarak Proje Yönetim Birimine ve Strateji Daire Başkanlığına bilgi verilecektir. Tevkifatın geç yatırılmasından oluşacak sorumluluk proje yürütücüsüne aittir.

Avans Kapatma İşlemlerinde Gerekli Olan Belgeler;

6) TUBİTAK Projeleri kapsamında  avans mahsubu yapılırken; mahsuba ilişkin gerekli belgeler (fatura. yolluk bildirimi, muayene komisyon tutanağı, teklif değerlendirme formu ) Proje Yönetim Birimine elden teslim edilecektir.  

a) Mahsup/Kesin Hesap Formu (3 adet)

b) TUBİTAK Ön Ödeme Talep Formu (1 adet)

c) Fatura ve Diğer Belgeler (1 asıl 2 suret 3 adet)

6) TUBİTAK projeleri kapsamında yurt içi ve yurt dışı yolluk ödemeleri için gerekli olan Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük oluru Projenin yürütüldüğü Birim tarafından alınarak Proje yönetim Birimine “EBYS” üzerinden gönderilecektir.

Yurt İçi ve Yurt Dışı Yolluk Ödemelerinde Gerekli olan Belgeler;

a) Yolluk bildirimi (Proje personeli tarafından düzenlenecek 3 adet)

b) Görevlendirme Yazısı Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Olur’u

c) Konaklama ve Seyahate ait diğer belgeler.(Otobüs, Taksi Tren bileti, Benzin Fişi ( vb.)

7) Yurtdışında yapılan iş ve hizmet alımları ile mal alım bedellerinin ödenmesinde ise, yerel teamüle uygun olarak düzenlenen ve birim amiri veya ilgili mevzuatında belirtilen yetkililerce onaylı tercümeleri ekli fatura veya benzeri belgeleri temin edilecektir. (Tercümeler Proje yürütücüsü tarafından yapılacaktır.)

              

ÖNEMLİ DUYURULAR

Satınalma Duyuruları
Kayıt yok


  • __short_title__ __title__
  • __title__
  • __title__
  • __count__